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定制化公司OA系统的设计和开发

时间:2017-06-07 13:38来源:未知 作者:admin点击:

      科技的进步,计算机及互联网络技术的飞速发展,各类基于网络应用日益普及,推行的信息化的社会里,信息化技术也在各企业公司中起到了重要的作用,无纸化办公的OA系统发挥了重大的作用。无纸化办公的OA系统很大程度的增加了公司内部员工之间工作的协作性,同时,提升了员工的工作效率。OA系统在一个企业的发展过程中,起到了很重要的作用。

1 需求分析

    随着公司企业的不断,公司的扩大业务的扩充,随之而来的就是大量的项目相关资料、文档的管理以及人员员工的管理。加强公司信息化,数字化的管理,可以摆脱传统的书面化的记录管理的缺陷,使得公司信息、资料以及相关文档更便捷更有条理的存取和管理。同时,通过对管理员工的工作进度情况,可以充分了解公司项目的开展进度情况,从而合理的安排和掌控项目的工作情况。

    目前公司主要的问题有以下几点:(1)公司没有信息公布的平台,信息公布首要依托公司的通知布告栏,公司公布的大大小小信息都张贴在通知布告栏里,因为缺少合理的管理,致使通知布告栏的通知布告常常会紊乱不胜;(2)各类公开信息的登记全部由传统的书面记录,需要查阅相关信息的时候,查找效率低,而且文件容易丢失;(3)目前公司的内部没有相类似的OA系统管理软件。由于没有该方面自动化办公工具,目前造成项目资料查询管理的工作存在以下几个问题:历史项目数量大,人工查询统计费时费力,且准确性无法保证。项目主管的日常管理工作停留在纸面阶段,工作相对繁琐。日常工作中的项目文件交互共享没有专门工具,容易造成资料丢失或错误。日常事务的信息登记和统计都由人工统计;(4)对于每个企业来说,人员变动,老员工离职,新员工进来这都是很平常的情况。离职的老员工很多经验知识没有得保存,新进的员工也需要一个地方来学习公司内部的信息,因此公司需要有一个平台来记录员工这些经验知识,学习的资源,以方便后续员工们进行学习交流。

    为了便于专员与管理人员科学合理的存储及管理项目涉及所有资料,同时对已完成的项目进行按需查询,本着业务驱动、需求第一的原则,立足于解决管理工作中的实际需求,详细分析了现有的项目管理流程,找出其中各因素间的规律和共性为主要目的,力求满足公司管理人员的需求而设计开发系统软件。

2 系统目标

    本系统设计主要根据公司内部实际的日常工作流程,以及相关信息资料,内部项目流程和管理模式等进行设计,目的是一是给日常行政管理进入无纸化信息过程;二是通过科学的方法管理项目资料和项目进度,并为有关人员提供查询功能,实现对历史项目的按需查询及统计,方便快捷的查找历史资料及项目有关信息,从而减少繁琐的资料管理工作,有效的提高日常工作效率。

    系统按照业务驱动、需求第一的原则,立足于解决实际的工作需求,分析现有业务的数据,找出其中各因素间的规律和共性为主要目的,力求满足专业工作人员的需求。

    软件的稳定性主要是应用和数据库服务器系统的运行情况,本系统采用操作系统,保证系统较好的可靠性,人机交互的主要功能通过应用系统和数据库实现,减少了人工直接对应用程序的操作,避免误操作等现象发生。

    系统的安全主要通过用户密码登陆、用户权限机制实现。系统的授权机制,根据不同的业务采用不同措施,为用户配置不同的功能,详细限定各个权限等级操作人员所能执行的功能。

3 系统设计

    3.1 系统功能模块

    公共信息模块:该模块主要对公司内部资源信息的汇总和分享,通过该模块功能可以快速查询公司内部资源的信息状态,公告信息等。

    该模块主要包括以下几个功能:公告通知:主要是展示公司内有关的公开信息等;书刊查询:可以查询公司已经购买或订阅书刊的是否在资料室中;设备信息:可以查询公司内部电脑,笔记本等设备的信息;公车信息:由于工作业务需要外出到实地考察,查询公司外派车辆的使用情况。

    个人记事模块:目前主要包括记录员工的外出记录,加班记录等信息。员工需要外出办事前,登陆到系统,记录登记外出的时间,外出的工作内容,工作时长等。每个月根据员工填写的外出记录,加班记录,系统后台能快速统计出员工当月的考勤。

    工作记录模块:该模块主要是记录每个员工每周的工作内容情况和以及下周的工作计划内容,通过记录每周的工作情况,上级领导就可以了解到项目开展工作进度情况。包括了周工作记录、月工作记录、年工作记录。周工作记录:主要记录员工的当前周的工作任务记录完成情况,以及下个周的工作计划任务;月工作记录:主要是记录员工当前月的整体的工作任务记录情况;

    工作管理模块:目前该模块主要功能是公司经理主管,可以查询到各员工一周,每个月以及年的工作情况,了解项目的进度情况,从而可以进一步安排接下去的工作任务。

    每个员工每周五在系统里对自己本周的工作实际情况进行汇总记录,汇总的工作记录,公司经理主管可以在本模块中快速、直观的查看到所有员工一周具体工作的情况。在月、年工作管理功能中,公司经理主管可以以项目为单位,关联显示该项目当前月的所有开展的工作情况,包括该项目具体由哪些员工正在执行,负责的员工的执行情况。   项目管理模块:前期该模块主要包括了工程项目的录入,工程项目基本的信息维护功能。专员通过项目录入功能,讲企业每年的项目,根据规划化的标准信息和标注流程,录入到系统里。同时当项目的信息发生变更或状态发生变化时,专员通过信息修改功能,修改相关的项目信息。有了项目信息的积累,就可以为下一部分项目应用管理进行拓展,根据拓展功能。使用者可以快速了解一个项目开展情况,快速跟踪整个项目的工作情况,可以为后面合理安排项目工作提供依据。

    行政管理模块:包括公司内部行政部分所涉及的日常工作的需求,公司内部资源信息的登记等功能。

    主要包括公司员工信息的管理,公共资源管理、设备管理等模块部分。员工管理分为两部分,一部员工的基本信息,如果学历,籍贯,联系人等等,另一部是员工的用工信息,包括劳动合同,公积金信息等。通过该功能模块,行政专员可以快速统计各类人员信息;资源管理主要是企业内部的书刊杂志,当企业新购物相关工具书,参考书后,由专员通过该功能录入到系统,其他员工就可以通过系统查询到自己所需要的书刊资料;设备管理,专员登记录入企业内部设备的信息,对设备进行统一编号的管理,同时为企业的资产统计,以及日后设备的更新换代,提供了数据支持。

    3.2 网络结构

    工具软件采用C/S结构:由于C/S结构是点对点的结构模式,适用于内部局域网、安全性问题有可靠的保证,同时,C/S结构也提供了更安全的存取模式。

    C/S结构是一种典型的两层架构,是客户端服务器端架构,主要表现为,客户端包含一个或多个在用户电脑上运行的应用程序,而服务器端则有两种,一种是Socket服务器端,服务器端的程序通过Socket与客户端的子程序通信,另一种是数据库服务器端,客户端的应用程序通过数据库连接访问服务器端的数据库的数据。由于客户端的应用程序要去实现绝大多数的业务逻辑、程序界面的展示,C/S结构同时也可以看作为胖客户端架构。

    开发语言采用Delphi:Delphi是基于Object Pascal语言的面向对象的开发工具,使用其集成开发环境可以快速地建立应用程序,即可开发本地类型的软件,又可开发客户端/服务器类型的程序,并提供了丰富的数据库管理工具,在开发数据库应用程序方面具有独特的优势[1]。

    数据库采用开源的数据库系统MySql:

    使用MySql数据库可以满意当前日常数据处理需求,同时数据库可以扩充到网络上的应用数据

    3.3 用例设计

    员工分别使用公共信息、个人记事、工作记录等功能,包括外出记录、加班记录、工作记录等经理主管使用工作管理、项目管理等功能专职人员使用项目管理、行政管理等功能,主要包括项目的添加,项目信息的修改等操作以及行政相关信息的添加和修改。

    3.4 数据库设计

    数据库是C/S架构中重要的部分,数据库的设计是建立在数据库系统和数据库应用技术基础值上。本系统主要包括了两类型的信息:

    3.4.1 基本信息。主要包括系统用户的信息、公司员工的信息、内部设备的信息、车辆信息、采购的书刊信息等。

    数据库表名(中文) 数据库表名(英文)

    员工基本信息表 t_rs_baseinfo

    车辆信息表 t_rs_carinfo

    电脑主机设备表 t_rs_computers

    设计项目信息表 t_sj_project

    规划项目信息表 t_gh_project

    ……

    3.4.2 记录信息。主要包括项目的记录、员工加班的记录、员工外出的记录、员工的工作记录等信息。如图4所示。

    数据库表名(中文) 数据库表名(英文)

    工作记录表 t_pc_workrecord

    外出记录表 t_pc_outsidelist

    加班记录表 t_pc_overtime

    ………

4 系统实现

    4.1 用户登录

    登录主要包括三部分:选择部门、选择用户、输入密码。员工根据自己所属的部门,从部门下拉框中选择所属部门,然后选择自己对应的用户名称,输入对应的密码,然后进行系统的登录。登记界面如图5所示。

    4.2 主功能界面

    成果登录后的系统主界面,界面上方为信息显示区,显示登录用户的相关信息,以及公共消息等;左侧为功能菜单,系统功能通过树形结构展示,登录用户可以根据实际情况,选择需要的功能;右侧为功能展示操作区,当用户打开某菜单功能后,功能界面会展示这个区域。界面如下图所示。

    4.3 模块功能之一(员工信息管理

    点击树形菜单“员工信息”后,右侧功能展示区跳出企业内部所有员工的人员信息,界面如下图所示。

    当需要修改员工的信息时,可以选中该员工,右键调出功能信息修改菜单,从而进行对员工的基本信息的修改。

    4.4 模块功能之二(工程项目查询)

    从左侧的树形菜单,点击“项目查询”后,右侧功能展示区跳出项目信息查询,输入查询的条件,点击查询,系统列出查询的结果,界面如下图所示。

    双击查询到的项目列表,系统跳出该醒目的详细的资料,界面如图10所示。

5 结束语

    本系统以实用性、可靠性、针对性为基本设计的原则,提出了一套根据企业的内部情况,运作情而况定制化的设计方案。本系统的设计和开发,基本满足了公司内部的日常工作需求,实现了公司无纸化办公,信息化办公的转变,改变过去效率低下的手工记录的办公方式,同时,另一方面实现数据积累,为公司日后的管理和决策提供参考的依据,建立了信息公布的平台,从而加强了公司内部信息沟通和共享。

    本系统的建立和运行,同时也为系统的应用扩展奠定了基础和提供数据支持,日后更的业务扩展应用,可以在本系统的基础上进行新增开发,从而更好的为企业提供应用服务。