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简单的OA系统,你真的用好了么

时间:2017-07-18 09:53来源:未知 作者:admin点击:

     中国的企业使用OA办公系统来优化企业的沟通、协作管理,提升执行效率,已经取得了非常明显的成果。可是,在很多企业,OA办公系统的价值仍然远未发挥出来。

    “公司用OA三年多了,跑了不少流程,但主要应用于行政、财务、人事这些职能部门,其它部门除了报销几乎不用……也并非一定要他们用,也在努力寻找他们的需求,想问一问大家在运维的过程中,如何提升OA的价值?”

    在国内最大的CIO实名社区上,某企业IT主管任先生提出了这样一个问题:做为一个甲方的OA运维人员,如何提升OA的价值?

     任先生所提出的问题,其实在很多企业都存在。作为面向行政办公,或者说组织行为管理的OA系统,因为很少涉及到企业的核心业务管理,所以在很多企业内就像一个跑腿的“小角色”,做些文档传递与共享、信息发布与交流、文件和单据的审批这样的简单工作,甚至在一些企业,这些简单的应用也没有做好。打开OA系统,里面空空荡荡的,就像在裸奔。

    OA系统的价值显然远不止此,OA系统将先进的管理理念和办公方式,通过软件技术和网络技术进行了工具化,以事务和项目为中心,帮助组织建立通畅的信息交流体系、有效的协作执行体系、精准的决策支撑体系,来提高组织内部的管理和办公能力,建立协调统一、反应敏捷的高水平执行团队,这正是一个企业最核心、最持久的竞争力。

    对于任先生问题,某企业的信息管理中心主任赵先生回复了自己的三个观点:

    1、OA运用好,价值是客观存在的,只是因为没有总结和表达;

    2、要想OA应用好,又能显性地体现价值,只有从存在的重要问题和重要需求出发,满足这个需求或解决这个问题角度去推动OA应用;

    3、发现和识别什么是“存在的重要问题和重要需求”,在企业里需要熟悉业务,也需要一定职位,否则,你无法发现公司里的“存在的重要问题和重要需求”;“存在的重要问题和重要需求”可能是老板和决策层提出的问题,要有渠道了解这些问题。

    赵先生的回答显然非常有高度,属于一种方法论,从理论上清晰的解释了提升OA系统价值的方法和思路。这种正确的思维方式,无疑是做好任何信息化工作的前提和基础。

    而来自广州同鑫科技有限公司的罗先生也从实际应用角度出发,回复了自己的观点:

    不说大道理,说点具体的提供火花。如何提升价值要根据企业的业务、管理特点来做,大致来说,是否可以整合更多的业务流程进来(这其实是OA发展的一个重要趋势);是否可以和其他业务系统集成,并提供整合系统内外部数据的统计报表(这也是重要趋势);是否可以将文档(知识)管理功能和论坛用好,形成知识管理和工作探讨的良好氛围,建立学习性文化和学习型组织;是否可以在OA系统中进行绩效考核;是否可以将供应商或用户的一些数据和流程整合进来……

    显然,因为华天动力身处OA这个行业,近十年来和全国上千家用户一起探索OA系统的应用,所以马先生对OA系统的应用现状、重点和前景都看的比较清楚。在未来一段时间内,OA系统应用的重点,或者说价值所在正在于整合、处理更多的业务流程与数据,成为集办公、业务、决策管理于一体的协同办公平台,成为企业信息、知识、数据、流程交汇的中心平台。

    笔者认为,对于一些行业和企业,如果仍然将OA系统完全用于行政办公管理,也并非就是说没有将OA系统的价值发挥出来。如果能够将行政管理的功能用得充分,用户使用好、粘性高,起到提升效率、规范管理、降低成本的作用,同样是发挥了价值。

    当今,务实的OA系统厂商也都非常重视产品价值在应用中的体现,如华天动力和九思软件,在产品研发和实施中关注于帮助用户解决企业的实际问题,并实现全员的高效率协同办公,这就使得用户能够更好的发挥OA系统的作用,获得最大的使用价值。

    从这个角度看,OA系统价值的提升,也需要用户和厂商的共同努力。