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常见问题

考勤常见疑难解答

时间:2015-09-02 16:05来源:广州同鑫科技有限公司 作者:同鑫hr软件点击:

原始打卡记录里,点击删除某条原始打卡记录时,为什么还会存在 ?

  答:为数据安全考虑,考勤原始打卡记录是不允许删除的,该窗口中的删除按钮是逻辑删除,即可以为指定的记录打上删除标记,在作生成考勤报表处理之后被打上删除标记的记录不会参与处理,这样考勤报表就不会有这条记录。通过这种方法我们可以强制删除掉那没有提出加班申请,却有打卡加班想混加班时间的员工记录。注:再一次删除该记录则解除逻辑删除标识,重新作数据处理后该记录又有效了。

系统可控制签卡次数,若超过一定次数时提示警告信息吗 ?

  答:可以,需要设置相关参数,具体操作步骤如下:
•  打开系统维护→系统参数设置窗口,选择考勤设置选项,如下图 所示:
•  在当前窗口的签卡记录中勾选启用签卡次数控制,并在控制次数中输入次数如 5次,则表示在签第5次以后系统自动警告信息如下图所示; 
•  系统对签卡超过设定的次数提出警告信息,但考勤报表中会仍然有效;
 

缺勤类型在哪里添加 ?

  答:登记缺勤之前要定义缺勤类型,用户可以在自定义项目设置中的考勤缺勤类别选项中添加,其操作步骤同人事档案附加项目的添加,参见人事档案附加项目的添加,不再说明;

修改缺勤记录的类型后,为什么考勤报表上缺勤类型没有改变 ?

  答:这种情况应该是没有重新作数据处理生成考勤报表的原因。

考勤总规则里加班分段点是什么意思 ? 有何作用 ? 

  答:加班分段点即在加班时间段中取一个时间点,在此时间点之前后的加班系数可以设置不一致,如以 22 : 30 为分段点, 22 : 30 以前的加班时间计为 1.5 倍, 22 : 30 以后的加班时间计为 2 倍; 

如何处理如三八妇女节所有女性员工只放半天有薪假,有上班的算加班的情况?

  答:这种种情况需要通过增加自定义计算方法来实现。其操作步骤为: 
•  在法定节假日设定窗口中增加三八妇女节的日期、节日类型; 
•  在系统维护→自定义项目设置窗口的考勤计算项目中增加加班时间字段; 
•  在系统维护→自定义计算方法设置窗口的考勤项目中增加关于三八妇女节所有女性员工计半天有薪假的算法; 

关于年休问题:如果打开一个人的资料时,能否提示这个人已经休假几天了?还有几天?

  答:可以,其操作步骤为: 
•  打开系统维护→自定义项目设置窗口,选择考勤缺勤类别; 
•  点击 [ 增加 ] 按钮,在选择输入有薪假假别的编码、名称、数据类型、小数点位数等如:婚假 G_hj ,数值型, 2 位小数点(注意,编码必须以“ G_ ”开头); 
•  在当前窗口左下角勾选属有薪假选项后点击保存,如下图 1 所示;
图 1 
•  返回到缺勤管理窗口,为该员工登记有薪缺勤如婚假 2006-10-04 08 : 00 至 2006-10-07 17 : 30 共 4 天,合计 32 小时,如下图 2 : 
图 2 
•  打开考勤管理→假期管理窗口; 
•  点击计算公式按钮,调试有薪假计算公式,可能需要汉宇技术支持; 
•  筛选日期范围,点击 [ 假期统计 ] ,即可查询出该员工的已休假时数、剩余假期时数等项目。 (待抓图) 
 

班制定义里班次间就餐时间浮动是什么意思 ? 浮动时间能不能控制在一定范围内浮动 ?

  答:班制定义里班次间就餐时间浮动,其实是用来设定连班班制的。 
举例说明如下工厂因为流水线作业,要求员工轮班作业,就餐时间机器不能停止,只给半个钟头就餐和休息时间,这半个钟头可以上下浮动,也就是允许提前下班就餐,但必须提前来上班,因为中间始终只半个钟头的浮动,这半个钟头可以计为加班时间,但超过半个钟头则不能计加班小时。员工在实际上连班时必须按这种方式打卡,否则会出现异常。 

班制定义里,加班计算时间里的靠前,靠后,定量,计考勤,不计考勤是什么意思 ?

  答:班制定义中,加班计算时间里的靠前即从前往后取加班时间;靠后即从后往前取加班时间,定量即不管加班时间长与短,取固定的时数作为加班时间。计考勤即加班时间范围内统计迟到早退异常情况;不计考勤由相反,不统计考勤异常情况;

可不可以不用每个月都需排班 ? 像办公室人员,每天的班次都是相同的。

  答:可以,若如办公室人员作息时间比较固定的情况,可以采用部门默认班制或个人默认班制,具体操作见说明书;

系统为什么要做数据处理,数据处理是怎么一回事?

  答:数据处理其实是一个将实际打卡记录与应打卡时间进行比较,生成考勤异常报表的一个过程;原始打卡记录包括员工的实际打卡记录,签卡记录等;应打卡时间包括排班、转班、倒班记录,缺勤记录,临时加班申请记录,每日变动登记记录,调休记录等,通过两者的比较即可得出考勤异常报表,如迟到、早退、旷工、加班等情况。

如果上下班时,多打了几次卡,系统是如何处理的,卡丢失或卡坏了,该如何处理考勤? 

  答:以上问题解答如下 
•  若在同一时间内如 5分钟打了多次卡,系统是取第一个时间作为参考,其他的时间无效,不过它们会占去一定机器存储空间,所以我们可以在卡钟参数设置中设定限制重复刷卡的时间如5分钟,这样员工在5分钟内刷第二次或多次时,卡钟会提示连续的报警声,并且屏幕上提示ERROR85错误(以T-928D机为例); 
•  卡丢失或损坏了,则要求到人事部门申请补卡,重新补卡后,可以继续刷卡,坏卡的数据仍然有效; 

应该多长时间采集一次数据,处理员工异常考勤必须每天做吗? 

  答:因为系统是一天一天地处理生成考勤报表的,因此建议每天采集一次数据,而且时间最好定在上下班时间中间没有员工打卡的时间如 9:30至10:00,这样不至于因卡钟频繁执行读卡、传输数据的动作而丢失数据。每天采集一次数据后,同时处理前一天员工考勤异常,这样做到即时跟踪,即时反馈,即时处理,不至于在月底因处理各种日积月累的事务而造成工作杂乱无章; 

建档、发卡的操作顺序正常,数据采集下来读取至系统后,在考勤原始打卡记录中其卡号、工号、姓名、部门等信息显示正常,可却显示为未知打卡记录,不知原因为何? 

  答:在原始打卡记录中卡号、工号、姓名、部门等信息显示正常,却显示为未知打卡,可以从查看机器列表方向着手,因为在原始打卡记录表中有时间、卡号、机号三个主健。查看 [ 设置管理 ]-[ 卡钟参数设置 ]-[ 设备管理 ] 选项中的机器列表是否正确完整,机号、用途、波特率、端口等参数设置是否与所安装考勤机的参数相匹配。 

某个员工已经在签过卡,可为何在考勤报表仍然是旷工?

  答:原因可以从以下几个方面去分析: 
•  分析此条签卡记录是否与其班制时间范围相符,签卡记录的时间必须在其对应的班制时间范围之内; 
•  看此条签卡记录是否审核,因为签卡记录必须经过审核,在数据处理之后才有效; 
•  若该员工是上夜班有跨天的情况,则要注意此条签卡记录的工作日期是否正确,如 2006 年 9 月 5 日该员工上夜班,班制时间为: 19 : 00-T00 : 30 T01 : 00-T08 : 00 第三次卡申请签卡,则若签为 T00 : 56 ,其工作日期应该是 2006 年 9 月 5 日而非 2006 年 9 月 6 日; 

某个员工已经有作登记缺勤登记(如事假、病假),可为何在考勤报表中仍然是旷工?

  答:原因可以从以下几个方面去分析: 
•  分析此条缺勤记录是否与其班制时间范围相符,缺勤登记记录必须在其对应的班制时间范围之内,如该员工本应上的班制时间为 08 : 00-12 : 00 13 : 30-17 : 30 后来因下午请事假半天,则要作缺勤登记为 13 : 30-17 : 30 而不能登记在其他时间范围,否则会出现早退和旷工的情况; 
•  注意在缺勤登记窗口中 [ 免打卡 ] 复选框可以要求员工在缺勤时间范围打卡也可以不打卡,若要求打卡,则需去掉勾选项,反之则要打上勾选项; 
•  注意在缺勤登记窗口中 [ 是否审核 ] 复选框必须勾选中,否则缺勤登记的记录不能反应到考勤报表中。当然,也可以在登记完成后,返回到 [ 缺勤管理 ] 窗口点击 [ 审核 ] 按钮一并审核。 
•  另外,在缺勤记录登记完成必须经过数据处理之后才能在考勤报表中看到结果; 

为管控加班时间,工厂可能采取部门先提出加班申请,员工在加班时间刷卡,进而比较两者的时间差,取小的时间为其加班时间,在系统中如何实现?

  答:可以通过临时加班登记的方式实现。在作临时加班登记时,注意以下几点: 
•  [ 临时加班登记 ] 对于那些突发性的加班是一种很好的应付办法,不过只有在班制定义以前或以后的时间里进行 [ 临时加班登记 ] 才是有效的,否则临时加班登记是不起作用的,因为对于班制中的加班,我们可以用推迟打卡计加班或提前打卡计加班来实现。 
•  若要实现将申请加班时间 (G_sqjb) 与打卡加班时间 (G_dkjb) 相比较取小的计为加班时间,则要求在 [ 系统维护 ]-[ 自定义计算方法设置 ] 中添加比较算法,需要汉宇技术顾问支持。 
•  若有加班跨天的情况,则应勾选 [ 凌晨加班计入前一天 ] 复选框,否则加班时间以零点分界分为两段统计。 
•  勾选 [ 不计加班时间 ] 则登记的临时加班时间不计入加班时间。 
•  [ 是否审核 ] 复选框必须勾选中,否则临时加班登记的加班时间不能反应到考勤报表中。当然,也可以在登记完成后,返回到 [ 临时加班管理 ] 窗口中点击 [ 审核 ] 按钮一并审核。 

加班时间取整或四舍五入,如何处理?

  答:一种方式是可以通过考勤总规则中设置加班时间归整原则来实现;另一种方式是可以在系统维护菜单 - 自定义计算方法设置中在算法中运行函数 (floor,Round) 来实现,需要汉宇技术顾问支持;

如何使用部门默认班制?

  答:对于某些部门经常固定上某个班制,如行政部、财务部一般都是上白班,则可以设定部门默认班制,简化烦琐的排班过程。设定的方法是: 
•  在 [ 人事管理 ] → [ 组织管理 ]-[ 部门班组设置 ] 窗口中双击待设定默认班制的部门; 
•  在打开的 [ 修改部门班组资料 ] 窗口中,勾选 [ 使用部门默认班制 ] ,则可以在 [ 班制列表 ] 编辑框中为各个部门定义默认班制编号如 01 班制; 
•  若在系统菜单 [ 考勤 ] → [ 考勤排班 ] → [ 排班表 ] 中已经为各个部门排了班的话,则以排班表中的班制优先; 

采集了数据,也进行了数据处理,可是考勤报表没有出勤记录?

  答:首先可以确定是没有排班的缘故,如果有排班,请检查该员工是否已离职或者还未入职(待报到),排班后处理,是应该可以查询出勤记录的,如果是没刷卡,出勤记录会显示旷工,但是不会没有出勤记录。

员工有刷卡,可是显示旷工?

  答:这种情况一般有两种可能:其一,班制问题,班制定义的有效打卡时间范围较窄,可以考虑放宽一些;其二,排班问题,如早班排成了中班,可以通过修改排班来处理。

工厂依据实际情况,直接员工每周上班五天半,星期六下午上班计为加班,如何处理?

  答:此种情形,可以通过在 [ 系统维护 ] → [ 自定义计算方法设置 ]中定义算法来实现, 需要汉宇技术顾问支持。 
•  首先必须在人事档案中设置每个员工的人员性质(直接与间接); 
•  然后在班制定义中增加正班班制和周六班制,将周六班制下午班次设置为计加班; 
•  给直接员工排相应的班制; 
•  在 [ 自定义计算方法设置 ] 窗口中的考勤项目增加相应算法; 

工厂依据生产需要,可能经常需要调班(如:将 2006-10-01 星期日与 2006-10-04 星期三互调班制),如何处理?

  答:此种情况,要使用 [ 考勤管理 ] → [ 调休管理 ] 功能,需要汉宇技术顾问支持。具体操作如下: 
•  单击 [ 考勤管理 ] → [ 调休管理 ] 打开调休管理窗口,点击 [ 增加 ] 按钮或 [ 批量增加 ] 按钮; 
•  在打开如上图所示的调休登记窗口中,选择输入工号、调休日期、互换日期、调休班制、备注等; 
•  注意调休日期应为出勤日期,互换日期应为公休日期; 
•  在 [ 自定义计算方法设置 ] 窗口中的考勤项目增加相应算法; 

某员工出差了,没有刷卡,系统显示旷工,该怎么处理呢?

  答:登记缺勤记录可以处理这类异常,如果出差时间是 8:00-12:00 ,那么登记时间是 8:00-12:00 ,对于整个班次或班制缺勤的情况,是否免打卡是不会影响结果的。如果请假时间是 9:00-11:00 ,此时免打卡功能就可以发挥作用了,取消免打卡设置,那么员工 9:00 下班的时间需要打下班卡,然后 11:00 上班需要打上班卡,系统会作旷工处理。注意登记的记录审核后才能有效。

某员工是通常是上职员白班,可是那天特殊情况晚上从 20:00-22:00 加班了两个小时,请问题该怎么处理呢? 

  答:可以通过临时加班处理来实现,如作临时加班登记为 20:00-22:00 ,免打卡功能表示是否必须打卡。注意登记的记录审核后方才有效。

某员工忘了刷卡了,该如何处理?

  答:忘了刷卡或卡丢了,都会导致旷工,可以通过填写签卡申请单来申请签卡。如忘了刷上班卡,可以在签卡管理中作签卡登记,时间是 8 : 00 ,并指明卡次号和工作日期,如果有使签卡生效还必须进行审核。比较简单的签卡方式是在考勤报表的结果列表中双击该员工空缺的单元格,可以很方便的打开签卡对话框进行签卡。 

如何让报表结果里的 0 都变为空 ?

  答:我们可以将系统考勤报表导出 EXCEL 报表后,点击工具→选项打开如下所示窗口: 
选择视图选项卡,在窗口选项中将零值复选框去掉勾号即可。 

如果客人在系统中计考勤,计工资的话,应该怎样处理 ?

  答:若客人在系统中要计考勤和工资的话,其操作步骤基本与在职员工的一致: 
•  给这个客人建人事档案,勾选 [属客人]复选框,如下图窗口: 
•  发卡→排班→生成考勤报表→查看考勤报表; 
•  登记调薪记录→工资结算→查看工资报表; 

当系统出现 Block size is small ,或者 BLOB 错误时怎么处理?

  答:要 [ 开始 ]-[ 设置 ]-[ 控制面板 ]-[BDE Administrator] 设置窗口中修改 TXCARD 数据库参数:具体为选择数据库 TXCARD 中将 BATCH COUNT 、 BLOB SIZEsize 、 BLOB TO CACHE 项的值设置为 2000 以上。 

更多技巧:

  答:1)在 [ 考勤报表 ] 的结果列表中双击上下班的单元格,可以实现手工签卡; 
2)在 [ 考勤报表 ] 的班制编号列双击班制单元格,可以实现修改班制; 
3)在 [ 考勤报表 ] 的结果列表中单击右键打开快捷菜单功能,可以帮助用户无需另外打开窗口得以处理大部分的异常,如(批量)排班,(批量)签卡,(批量)加班登记。 
详情浏览很方便帮助用户查找问题之所在, [ 相关信息 ] 显示员工基本信息和缺勤登记、加班登记及考勤总规则等。面对各类异常可以快速的帮助我们分析问题点。 
4)对于已经处理好的结果,为了不至于被再次更改,可以通过审核来锁定处理好的结果。
 
 


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