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常见问题

人事常见疑难解答

时间:2015-08-29 11:44来源:广州同鑫科技有限公司 作者:同鑫hr软件点击:
  

在新员工录入的时候,记忆录入有什么用?

  答 : 记忆录入即可将前次录入的常用项目记忆起来如职位、职级、计薪方式、聘用日期、试用期、人员性质、转正日期、学历等,为下次录入提供参考,如下图所示:
  在新建档案之前,需要将 [ 新员工资料输入 ] 窗口右下角的记忆录入复选框勾选。
 

人事档案中哪些是必须填项目?

  答:人事档案管理是整个人力资源管理系统的核心,其中必须要输入的资料有:工号,姓名,部门、聘用日期、身份证号、性别、是否打卡,出生日期、状态、人员性质,另外卡号必须在建档之后的 [IC 卡管理 ] 中执行发 / 补卡操作。

系统中人事档案中项目觉得不够用的怎么办 ?

  答:若用户觉得人事档案内置的项目不够用,可以在自行定义项目,方法如下:
  1)  点击系统维护 - 自定义项目设置打开自定义项目设置窗口;
  2)  选择 [ 人事附加资料 ] 项目,点击 [ 增加 ] 按钮;
  3)  在编码位置,输入待增加项目的编码:如联系电话( G_lxdh ),注意编码必须以‘ G_ '开 头;
  4)  在名称编辑框输入项目名称:如联系电话;
  5)  数据类型设为字符型,字符宽度设为 15 位;
  6)  设定完成点击 [ 保存 ] 即可;
  7)  重新开启人事档案管理窗口,双击某员工的人事档案,可以看到编辑窗口的右边增加了一个新的项目如联系电话。
 

人事档案中的自定义字段最多可定义多少个?

  答: 30个

人事档案里的直接和间接是什么意思 ?

  答:直接和间接是相当于企业产品而言的,直接即直接参与生产的职员和员工如生产组长、工程师、副理等,间接即非直接参与生产的职员和员工如人事、财务、报关、业务、后勤等。

若因公司部门取消而删除或改名部门班组时如何处理,是否会影响员工的历史记录?

  答:有影响,因为系统使用的是关系模式( R-D )设计思想,很多信息表之间的关联使用的是代码而非名称,所以当公司、部门等基本设置变动时 ( 如重命名、删除 ) ,会对员工的历史记录产生一定影响。因此若某个部门没有在职员工而有离职员工的话,建议保留此部门,在删除该部门时系统会自动提示如下警告信息。

系统是怎样识别二次进厂和假身份证的?

  答:对二次进厂的,系统可以自动检索到该身份证与某某的相同,提示如下所示窗口:
  对于假身份证号码,因为身份证号码本身是依据一定的校验规则编码的,若此身份证号非法,则系统会提示如下所示窗口。

系统导入照片的方式有哪几种?

  答:照片管理的一种方式是在新建或修改人事档案时在照片装入框中双击或单击右键选择 [ 装入 ] 功能,将照片文件一个个装入到对应的人事档案中;
  另一种方式是通过 [ 照片管理 ] 功能将照片文件集中导入人事档案或连接摄像头实时抓拍到对应的人事档案中;
  前一种方式详见说明书,不作介绍,后一种方式具体操作步骤如下:
• 事先用数码相机为每个员工摄像并将照片导入到电脑,为每个照片文件用其工号或姓名命名(采用宽与高 3 : 4 比例)。
• 在人事档案管理窗口中单击 [ 照片管理 ] 打开如下窗口:
• 选择 [ 导入照片 ] 选项卡;
• 点击 [ 选择文件 …] 按钮,选择事先编辑好的所有照片文件;
• 点击 [ 打开 ] 系统提示所选中的照片数;
• 点击 [ 开始导入 ] 系统将自动寻找与员工工号或姓名相匹配的文件导入到在人事档案管理中。
  实时抓拍照片需摄像头支持,此种方式可以让员工实时看到照片的效果,满意的话可即时导入人事档案中。拍照完员工照片后还可以通过照片管理窗口中的 [ 导出照片 ] 功能将照片导出用于其他系统。
 

系统照片的大小有限定吗 ? 像素最好应该是多少 ?

  答:系统照片的大小及像素要求如下: (待进一步确认)
• 将照片尺寸设置为 145( 宽 )*200( 高 ) 像素。(图片标准尺寸)
• 照片大小在 20~50K 之间。(系统不建议超过 100K 的图片上传)
• 图片区域应清晰显示员工的头像或半身 / 全身相。(请勿使用艺术照)

工号允许重用要注意什么问题 ?

  答:工号若允许重用,则要注意以下几点:
• 在系统维护→系统参数设置窗口,选择档案管理选项,填写离职超过若干天后工号允许重用,点击 [ 确定 ] 退出;
• 在生成考勤报表时注意,选择按工号处理项,输入重用工号,会同时提示出两个员工的工号,选择其中一个工号,处理完成后再重新处理另外一个员工,即重用工号要处理两次;
• 其他如查询考勤报表,工资核算等都会显示出两个工号,注意选择。

人事档案可以直接删除吗?

  答:可以,建议将员工作离职处理,而不要作删除,这样便于查询历史档案。但对于已发卡或录入记件工资的员工是不能删除的。

在人事档案管理中可实现多条件组合查询或模糊查询吗?

  答:运用高级筛选功能可以实现多条件组合查询或模糊查询,如下图所示,大多数窗体都有高级筛选的功能,其操作方法详见系统说明书。
  注意点:
• 当比较关系使用 [ 类似于 ] 进行模糊查询时,对比值可能要用到通配符,用得较多的是 [%] 和 [_] , [%] 表示任意长度的任意字符串, [_] 表示任意一个字符。
• 若此组合条件以后经常用到或要共享给其他用户使用,可通过点击 [ 保存方案 ] 和 [ 载入方案 ] 的方式重复利用此组合条件。
• 如上图所示,可以把此组合条件作为一个方案保存起来,则点击 [ 保存方案 ] 打开如下图窗口:
• 在新方案另存为窗口的 [ 方案名称 ] 编辑框中自定义一个方案名,如‘筛选制造及工龄超 6 '点击 [ 确定 ] 即可,待下次要使用此组合条件筛选员工时,只需在打开的高级筛选设置窗口中点击 [ 载入方案 ] 下拉选框选择‘筛选制造及工龄超 6 '即可重复使用此方案。
• 每次筛选完后,下次再作其他条件筛选时应先将先前条件删除,否则先前的筛选条件仍然起作用。
• 筛选完后,筛选出来的结果可以在人事档案管理窗口的右上角看到总记录数。
• 如果你懂 SQL 语法,下面的说明无疑对你更有帮助:
• 通配符 %
  SELECT * FROM Table1 WHERE column1 LIKE ' Heming% '
  本例中,模式比较查找字符串中前 6 个字符是 Heming 的名称。
• 匹配的通配符 []
  SELECT * FROM Table2 WHERE column2 LIKE '[C-H]urry'
  本例中,将选出 column2 列中以字母 C 到 H 开头,以 "urry" 结尾的任何值。
• 不匹配的通配符 [^ ]
  SELECT * FROM Table3 WHERE column3 NOT LIKE '[^I-Z]'
  本例中,将选出 column3 列中不以字母 I 到 Z 开头的任何值。
• 一个字符匹配的通配符 _
  SELECT * FROM Table4 WHERE column4 LIKE '_urry'
  本例中,将从 column4 列中选出后跟字母 "urry" 的任意字符。

系统里面显示的栏目字段太多,找起来不方便怎么办 ?

  答:在人事档案管理窗口栏目太多,找起来不方便,我们可以采取的方法有:
• 在人事档案管理窗口单击右键,选择网格栏目设置,如下图:
• 可在显示栏目中将不常用的栏目左边的复选框去掉,点击 [ 确定 ] 即可将不常用的栏目隐藏,这样查找起来就方便了。当然也可以如 EXCEL 锁定列或行的方式在当前窗口的右上角设定固定列数来方便查找栏目;
• 另一种方法是象按住鼠标左键不松手拖动 EXCEL 的列标题似的将常用的栏目拖左边靠前栏位,以便查找;
• 设定完成,可以点击当前窗口的右上角的保存当前窗口设置按钮,将设定的个性化界面保存起来;

在人事档案中,不用调职功能,直接把一个员工改到另外一个部门中去,是否在调职查询中不显示 ?

  答:这方法对刚建立的人事档案进行修改时可以采用,但调职查询中是没有记录的,若要在调职查询中可以看到记录,一定采用调职的方式;

在编辑人事档案时不小心将不该离职的员工作了离职或依据厂规允许已离职的员工返工,该如何处理?

  答:需要用到返职功能,其操作步骤如下:
• 在 [ 人事档案管理 ] 窗口筛选 [ 人员状态 ] 为离职的员工,如下图所示:
• 通过查找定位到待返职的员工,如上图所示在窗口左上角原来 [ 离职 ] 按钮,现在变为 [ 返职 ] ,点击 [ 返职 ] 按钮;
• 打开该员工的明细档案,若要变更其部门、职位、职级等资料,则可以直接编辑修改,修改完后点击 [ 确定 ] 按钮,提示如下 [ 操作确认 ] 窗口:
• 若该员工原来使用的 IC 卡未发给其他员工则选择 [ 是 ] 按钮,重新补回给他,若已经给其他员则选择 [ 否 ] 按钮,则要求在 [IC 卡管理 ] 中重新补一个 IC 卡给他,至此,该员工返职处理完成。

离职忘了点收回考勤卡了怎么办 ?

  答:在离职窗口中的离职收回考勤卡选项的用途是为了重复使用离职员工的 ID/IC 卡,先将该离职员工的卡号清除。若没勾选收回考勤卡选项,虽然此卡已经失效,但该离职员工仍占用一个 ID/IC 卡号,解决的办法可能需要求助汉宇技术顾问的支持。

厂牌能直接在系统中输出吗 ? 格式能修改吗 ?

  答:可以,系统提供了一些厂牌的样板如厂证制作 - 横向,厂证制作 - 竖向等,用户可以直接编辑修改,如厂牌标识、名称、员工工号、姓名、部门、职务、进厂日期等项目的格式,若想进一步修改背景,字体,字形,字号等属性则需要一定的 FastReport 报表设计工具的基础了。

在打印报表时出现 "报表<某某表>未定义!(报表名称已成功复制到剪贴板)错误要怎么处理?

  答:出现类似提示信息时,表示此报表在当前窗口暂未定义,要求在报表设计中心定义该报表后才能操作打印预览,编辑修改等功能;在定义报表时报表名称一定要与当前窗口的报表名称一致,为便于操作,系统已经把报表该报表名称复制到粘贴板,我们只要在报表设中心的报表集找到相关报表改名复制一个报表,即可完成当前窗口的报表定义;

为什么要进行发补卡登记 ? 在给员工作发补卡操作中要注意哪几点?

  答:因为智能 ID 卡可以重复使用,而且有一定的使用期限,如张三 2005 年 3 月 1 日进厂发 A 卡给他,他于 2006 年 3 月 31 日离职,则 A 卡对于张三来说 2006 年 3 月 31 日失效了,李四 2006 年 4 月 1 日进厂又发 A 卡给他使用,对李四来说 2006 年 4 月 1 日又生效了。通过发补登记我们就可以清楚地查询出每一张 ID 卡的使用状况。

在给员工作发补卡操作中要注意哪几点?

  答:在发补卡登记时可能因不熟悉或紧张结果把同一天进厂的十多个人的卡号全部串起来张冠李戴了 ! 遇到这种情况有两种解决方法:
• 把相应的人事资料改正过来,重新入号对座!
• 把上述所有人员的发卡记录的失效时间改到发卡当天,然后重新发卡一次 !( 用该员工现在已用的卡号 ) ;
  注:一定要把已用的卡号和发错的卡号 ( 系统里发给别的卡号 ) 同时失效才可以 ! 然后重新采集一下数据 , 处理一下就可以补回之前的考勤数据 .( 如果还不行就把原始数据重新读一次 ) ,发补卡操作注意事项:
• 发卡生效日期一定不能在入厂日期后,否则即使打卡也无法显示 !
• 发错卡 : 可用以上举例的方法做 ! 只要该员工使用有效卡打上了卡就一定可以补回考勤数据 !( 这是系统方便、可靠的一点 ) 。

有时由于时间的关系,还没有录入人事资料就已经把卡发到员工手中刷卡上下班了,结果在考勤原始打

卡记录中出现许多未知打卡记录(即只有卡号,没有姓名、工号、部门的记录),考勤报表中也出现旷工的情况,如何处理?

工的情况,如何处理?

  答:解决问题的方法就是在录入人事资料并发卡后进行打卡数据预处理,其操作步骤如下:例如:对于给员工发错卡(如原本正确的卡号为 0003401672 ,却错误的录入为 0003401762 ,在使用一段时间后,才发现此员工没有任何打卡记录)对于这种情况,在补卡后(注意补卡的生效时间)必须进行打卡数据预处理,以便让电脑正确的将他原来的打卡记录与其人事资料匹配对应起来。
• 在 [ 发 / 补卡登记 ] 界面点击 [ 数据预处理 ] 按钮打开如下图所示的预处理设定界面。设定待预处理的时间范围,然后在卡号位置输入: 0003401762 ;
• 点击 [ 确定 ] 即可将此卡号与其人事档案匹配起来。
  提示:发卡的生效时间必须在员工打卡时间之前。

给员工发卡时输错了卡号,但过了一段时间才发现,该如何处理?

  答:此问题与第 21 个问题解决方式一样,不再说明;

补卡时出现“此卡在指定时间范围已使用”,要怎么处理?

  答:在补卡时提示此信息时,表示此卡已经有员工在使用,仍然处于有效期,先在发补卡记录,按卡号查找到此卡记录是否有效,若有效则重新发另外一张卡给该员工;或者此卡的有效时间范围与新员工的使用范围出现时间交叉,这样情况就需要修改原员工的发补卡时间范围,如张三的卡号 0003401762 的使用时间范围是 2006 年 2 月 1 日至 2006 年 6 月 30 日,而这个卡发给李四的时间范围是 2006 年 5 月 29 日,则要求修改张三的发卡记录时间范围;

关于惩罚记录若要求按惩罚类别的次数扣薪,如申戒一次,扣员工 1 日薪,大过一次,扣员工三日薪,如何处理?

薪,如何处理?

  答:此种情况需要通过在 [ 系统维护 ]-[ 自定义计算方法设置 ] 中增加惩罚扣款算法来实现,需要汉宇技术顾问支持。操作步骤如下:
• 事先在惩罚类别中定义次数类别如申戒一次,罚金设为 1 ,此 1 表示 1 天的薪资而非罚款 1 元,申戒两次,罚金设为 2 ,表示扣 2 日薪资,如下图;
• 登记完员工的惩罚记录后,在 [ 系统维护 ]-[ 自定义项目设置 ] 窗口的工资每月计算项目中增加一个惩罚扣款自定义字段(如: G_cfkk );
• 在 [ 自定义计算方法设置 ] 窗口的工资项目中增加两条算法,一条是按核算周期统计惩罚记录的次数,一条是把次数转换为惩罚金额;

离职单管理作用是什么 ? 可以做离职吗 ?

  答:离职单管理其实就是预离职登记,即规定员工特别是担任领导职务的员工在离职之前必须提前一定时间提出申请登记,在预离职期间进行工作交接,人事则可以依据岗位编制即时进行充实,不至于因突然离职而造成职位空缺或工作上的中断。预离职员工还属于在职状态,没有真正离职,真正离职还需到人事档案管理中去登记,具体见离职说明。