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hr软件——如何管理公司

2019-06-06 10:29:16 浏览:500 咨询电话:400-1800-278

      当今社会正在高速发展,人力资源管理对企业来说,也越来越重要,hr软件在这个时候就凸显其重要性。


      在工作过程,经历过2次较大的制度汇编,今天从三个方面谈谈感悟。

 

一、关于统一格式 

      制度不仅仅是条款内容,尤其是进行汇编管理的时候,设计和统一格式显得尤为重要。所以对制度进行整理和编制的前提是建立统一的格式。制度的格式包括哪些方面呢,有哪些基本呈现呢,我们可以通过某公司编制制度的格式案例来理解和参考。

例: 

1、制度的文字要求 

      a.正文字体:主要使用宋体小四号字,突出强调部分可加粗。b.页眉制度名称:宋体小二号字(加粗)。其他文字:宋体小四号字。c.页脚:使用宋体小五号字。

 

2、 制度名称规范:(按制度的层级划分) 

      a. 基本制度:指对公司(集团公司或分公司)的基本组织规程和各业务领域的管理所作的基本规定,是公司其他性质制度的基本依据;此类制度标题以“×××章程”、“ ×××制度”、“ ×××规程”形式出现,如公司章程、薪资管理制度等;b.程序规定:指各类动态管理的工作程序及具体操作性规定,此类制度标题以“×××程序”、“ ×××规定”、“ ×××流程”形式出现,如面试程序、车辆管理规定等;c.细则图表:是指对公司制度、程序的补充支持性制度,此类制度的标题以“×××细则”、“ ×××办法” 、“×××标准”等形式出现。

 

3、制度的页眉: 

      a.公司的LOGO、公司名称;b.制度的名称;c.制度的编号、版次(用A/B/C等表示重大修改次数,0/1/2/3等表示局部修改的版本)d.生效日期;e.受控情况(以OA发布为准);

 

4、制度的页脚:第几页 共几页 

5、管理制度的层次划分及编序 

      a.采用条款式,即贯通式章条结构。b.每章可以再另分节、条、款、项。(分章节的写作一般都拟制小标题,一个条目表达一个意思,不可把几个内容包括在一个条目之中)c.制度按其内容分成若干层次进行叙述。层次的划分一般不超过四层,层次的编号采用阿拉伯数字表示,每两个层次之间加圆点,圆点加在数字的右下角。d.第一层次为“章”即“1”,其编号自始至终连续。以下层次统称为“条”即“1.1,1.2,1.3………或1.1.1,1.1.2,1.1.3………”等,其编号只在所属章、条的范围内连续。e.当制度条文的内容适于采用分行并列叙述时,其编号用小写的英文字母(右下角加圆点)a.d.c..……顺序表示。 f.“章”一般有标题。“条”可有标题,也可没有标题。但属于用同一编号发布的制度,“章”、“条”有无标题原则上应一致。g.“章”、“条”的编写应放在左起顶格书写。有标题时,在编号后空一个字的位置再写标题,另起一行写具体内容。没有标题时,则在编号之后空一个字的位置再写具体内容。具体内容前不加编号时,其每段的第一行均左起空两个字的位置再书写。自第二行起,以下各行均顶格书写。

 

      其他,关于制度结构和标号及分类,就不一一列举了。以上内容作为格式的引导参考。

 

二、关于汇编的组织 

      一般来说,企业的制度包含方方面面,各个层面、职能和专业领域,覆盖全面广泛。但现实情况因公司而异,初创企业处于规章制度建设的初期,制度梳理和内容较精简。经过一定年数的积累和发展的成熟型企业,制度文件繁多,整理编制的工作量也常常比较大。因而在汇编的时候,要首先做个数量质量摸底,评估下工作量,才决定如何来组织汇编。但不管怎么说,制度汇编不是人资或行政某个部门能够独立完成的。比如人资部门牵头,第一步格式统一的工作肯定要做,这个职责要明确。然后是公司层面的制度和不同部门的制度,就需要不同的职能代表参与进来,按照格式完成整理编制。

 

      组织的概念就是人资一方面要成立编制的小组(名词组织),另一方面要做好组织工作(动词组织)。

 

小组或委员会的架构和成员一般包括这些: 

      1、组长(决策与支持):因为是公司层面的工作,这个组长必须是公司一把手,或分管行政公文的高管。他们的作用是将制度汇编工作提升公司高度,给予绝对的支持,授予编制人员尚方宝剑。 

      2、组织人员:负责整个工作的实际运转,从启动到结束,引领工作,阶段性推进和总结梳理。一般是牵头部门的部门负责人或业务骨干,如人资经理、主管、行政经理等。

      3、分组成员:负责个自己职能下辖的制度整理汇编。一般由业务部门经理负责,并安排具体的工作人员推进。职责明确是重要的前提,然后给总做设定总目标和时间计划节点,根据计划组织首次启动会议,编制阶段总结会议和专题会议,及编制综合审查及总结会议。会议只是一种形式,目的是让整个编制工作按照时间节点高效推进。在组织过程中的重点是辅导和争议点的沟通协调处理,争议过大,根据需要在不同层面,解决不同的问题,最终报决策层决定。

 

三、关于汇编成果与管理使用 

      经过编制小组一段时间的细心耐心的工作,最后形成统一格式的制度汇编成果。编制的成果说起来很简单,有电子文档和纸质两种基本形式。包括制度目录、制度分类和分级文件,可以说是一本公司管理法典。 

      制度汇编作为公司档案进入档案管理,注意信息安全保密,杜绝随意传播。面试的时候,偶尔会遇到一些候选人,口若悬河,说自己能做全面管理,他手上就有公司的全部制度和流程。因为担心外泄,编好了放在柜子里有什么用呢,和没有遍有什么差别。并不是这个意思,安全是管理要求,后面就是如何使用。

      为了保证制度的合法合规,首先应该召开一次职工代表大会,对制度进行过堂,留下民主讨论的程序。

      制度汇编印刷出来,一定是厚厚一本,甚至几本,有没有必要印刷。有,但是要控制数量。公司总经理和其他授权人员,可以手持一本;公司档案室可以根据部门数量来印刷10-20本存放,以备员工临时借阅。制度汇编因为涉及到全公司制度,在借阅的时候要涉及几个原则。一是,员工只可以借阅本职责范围内的制度,如需借阅其他领域制度,需要特别说明经过特批。二是,员工借阅制度文件,应该走申请流程,本部门负责人和档案管理部门审核后方可借阅。三是,借阅时间和地点等做好规定,安装监控,借阅后只可以在档案室指定地点阅读,阅读时间有一定限制。 

 

      制度汇编,无论是哪家公司,都是迟早要规范的工作。如果想让工作轻松一点,就要在制度建设过程中过好格式的规范管理,这样下来,最后的汇编可能就是建一个目录这么简单的事了。所以制度建设要在格式方面打下功夫,这几乎是一劳永逸的好事。在制度的合规性方面,做好民主程序的管理,防止到了劳动纠纷时候,变成了一堆假制度。最后,注意档案管理的安全性,只签订保密协议,只是防君子不防小人,应该从借阅和使用流程上严格规范,排除各种外泄隐患。


      总的来说,如果嫌以上工作比较麻烦,可以使用hr软件来辅助自己,更好地管控公司。


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